Plan organizacyjny to zespół operacji, które będą podejmowane w ramach realizowanego przedsięwzięcia, a także strategiach opracowanych w celu ich wsparcia. Inaczej mówiąc: to zespół czynności, jakie będą wykonywane każdego dnia, po to, żeby zrealizować założone cele.
Podstawowym zadaniem, stojącym przed twórcą ebiznesplanu w tej części, jest wykazanie, że Twoje założenia e-biznesowe mają nakreślony ścisły harmonogram działań, który pozwoli skutecznie i, co ważne, terminowo osiągnąć cel. Masz również opracowane sposoby i metody, jak to osiągnąć. Masz strategię działania.

O co nam tutaj chodzi:

• Zakup sprzętu i oprogramowania oraz urządzenie pomieszczeń;
• Zatrudnienie pracowników; ich szkolenia, podnoszenie kwalifikacji;
• Organizacja pracy w firmie;
• Lokalizacja i otoczenie; dostawy; kontrola procesów;
• Próg rentowności

Trochę dużo tych założeń, ale po ich przejrzeniu przekonasz się, że to wszystko ma sens, no i powinno być zawarte w Twoim przyszłym biznes planie. A więc do rzeczy.

Zakup sprzętu i oprogramowania oraz urządzenie pomieszczeń

To jest to, od czego zwykle musimy zacząć: czyli zakup sprzętu oraz urządzenie pomieszczeń służbowych. To są w naszym przypadku (e-firma) podstawowe inwestycje. Musimy mieć komputery, drukarki, faksy. No i przede wszystkim odpowiednie oprogramowanie.

Dalej: potrzebujemy biurka, szafy na segregatory, krzesła i wszelkie inne rzeczy służące do tego, aby biuro e-firmy mogło sprawnie funkcjonować.
Czyli mamy wynajęte i urządzone biura, zainstalowane oprogramowanie – czas więc na kolejny krok w drabince naszego planu organizacyjnego, czyli zatrudnienie pracowników.

Zatrudnienie pracowników; ich szkolenia; podnoszenie kwalifikacji

Wcześniej rozwijaliśmy kwestię kwalifikacji i doświadczenia ludzi. Teraz trzeba ukazać to, co dotyczy naszych pracowników od strony organizacyjnej.
Po pierwsze: czy mamy jakieś ustalone zasady rekrutacji naszych pracowników? Pokrótce – czy to będą ludzie przez kogoś poleceni, czy np. znalezieni poprzez agencję pośrednictwa pracy?
Ciekawym argumentem tutaj może być fakt, iż Ty np. zamierzasz zatrudniać tylko ludzi przez kogoś poleconych. Dajesz do zrozumienia, że robisz wszystko, żeby uniknąć rozczarowania, które może na jakimś etapie kosztować załamaniem projektu lub niedotrzymaniem umowy z klientem.

Jakie szkolenia planujemy dla naszych przyszłych programistów i webmasterów? Jak chcemy podnosić ich kwalifikacje?
Jeżeli organizujesz raz na kwartał ciekawe wyjazdy szkoleniowe – napisz o tym. To dodatkowy plus dla Ciebie, bowiem widać, że inwestujesz w ludzi, chcesz żeby byli coraz lepsi i mogli bardziej wydajnie pracować dla osiągnięcia celów Twojej firmy.

Organizacja pracy w firmie

Postaraj się wykazać, że Twoja firma należy do tych najlepszych, jeżeli chodzi o organizację. Większość e-firm opiera się na podobnej strukturze organizacyjnej. I tu właśnie stoi przed twórcą ebiznesplanu niełatwe zadanie pokazania: „co ja mam ciekawszego, prostszego, lepiej funkcjonującego?”
Bo tak naprawdę, przewag lub strat może być wiele. Jak chociażby mniej tzw. biurokracji – poprzez wprowadzenie pracy zadaniowej / projektowej. Czyli pracownik siedzi w biurze 8 godzin, ale to, ile w tym czasie zrobi, zależy już tylko od niego samego. Im szybciej projekt wykona, tym szybciej osiągnie z niego profity. To jest właśnie konkretne wynagrodzenie za konkretną pracę!
Jeżeli pracownik ma płacone na godzinę, niewykluczone, że 3 z tych 8 godzin spędza na piciu kawy…

Lokalizacja i otoczenie; dostawy; kontrola procesów

Specjalnie chcieliśmy zwrócić Twoją uwagę na sprawy lokalizacji, otoczenia, dostaw i kontroli procesów, bowiem:

• po pierwsze: jest to ujmowane w tradycyjnych biznes planach;
• a po drugie: można tu pokazać, że owe standardowe problemy, z jakimi borykają się tradycyjne firmy, dla e-firmy są błahostką

Jedźmy po kolei.
Lokalizacja Twojej e-firmy i jej otoczenie (drogi dojazdowe, parkingi, itp.) nie mają większego znaczenia. Bo Ty porozumiewasz się z nimi głównie drogą elektroniczną. Oczywiście klient czasami zawita w Twoje progi, ale parking na kilka miejsc w zupełności wystarczy.

Twoja e-firma nie ma również problemu z dostawami, co normalnie spędza sen z powiek przedsiębiorcom.
Nie potrzebujesz w zasadzie żadnych kontrolerów jakości, czy innych tego typu historii, żeby kontrolować zachodzące procesy. Każdy po kolei, czyli programista, grafik, webmaster, kontroluje sam siebie, a Ty, jako szef, odbierasz produkt gotowy i ostatecznie zatwierdzasz go dla Klienta. To wszystko.
Jak więc widać, udogodnienia, które niesie ze sobą prowadzenie e-działalności są spore w stosunku do biznesu tradycyjnego.
Jak wszędzie, są też i słabsze strony, ale o tym później.

Próg rentowności

Kolejny ważny punkt to próg rentowności. Najprościej mówiąc, jest to taka ilość sprzedanego produktu, która – po odliczeniu wszystkich obciążeń (kosztów) – pozwoli firmie wyjść na zero. Jest to naczelna zasada działalności firm. Wszystko to, co uda się osiągnąć ponad próg rentowności, jest już czystym zyskiem dla firmy.

Osoba czytająca Twój biznesplan będzie chciała wiedzieć, jaka wielkość sprzedaży wyznacza próg rentowności, a także, kiedy zostanie on osiągnięty. A więc musisz to zaprezentować.
Na przykład zakładasz, że jeżeli Twoja e-firma będzie wykonywała średnio w ciągu każdego miesiąca działalności 50 gotowych produktów (witryny + pozycjonowanie), to przy wszystkich kosztach poniesionych w ciągu 11 do 12 miesięcy powinniście osiągnąć próg rentowności. Czyli po roku działalności będziecie już na plusie. Firma zacznie przynosić zysk.

Podsumowanie: jak wdrażać pomysły
Omówiliśmy dzisiaj kolejno najważniejsze sprawy – jak nam się wydaje – jeżeli chodzi o organizację, działanie i metody wdrażania naszych pomysłów. Ten punkt biznesplanu jest o tyle fajny, że można ukazać chyba bardziej wyraźnie, niż gdzie indziej, jaka jest przewaga naszej firmy nad konkurencją. A o to przecież chodzi – szczególnie przy staraniach o dotację, a także kredyt – żeby wybić się ponad przeciętność!

A teraz to, co proponujmy Ci dzisiaj do zrobienia:

• Jeżeli masz firmę i pracowników, zrób sondaż wśród nich: jak woleliby być wynagradzani: godzinowo czy projektowo? Jeżeli nie masz jeszcze działalności, spróbuj wyciągnąć informacje z innych źródeł: w jaki sposób są wynagradzani specjaliści od IT?
• Zastanów się, czy obecnie istnieje jeszcze jakiś rodzaj biznesu tradycyjnego, który – tak jak e-biznes – miałby minimalne koszty, jeżeli chodzi o transport.